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Saisir, sélectionner et corriger un texte
I.4.
Rechercher et réutiliser un document
II.3. COUPER
COLLER ET COPIER COLLER (ctrl+ x ctrl
+ v ctrl + c)
II.4.
EFFACER ( suppr ou delete)
II.6.
RECHERCHER- REMPLACER- ATTEINDRE
CREATION DES
EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE
IV.7. NOTES
(de bas ou de fin de page),
IV. 10.
CREATION DE TABLE DES MATIERES
a. Mise en formule et compilation d’une table des
matières
a. CREATION ET IMPORTATION DE GRAPHISMES
b. IMPORTATION DE L’ENSEMBLE D’UN FICHIER GRAPHIQUE
IV.13.
APPLICATIONS PARTICULIERES
Création ou Modification d’un effet de texte à l’aide
de wordart
V.10. MISE
EN FORME AUTOMATIQUE
V. 11. STYLE
AUTOMATIQUE ET STYLE
VI.1.
GRAMMAIRE ET ORTHOGRAPHE
APPLIQUER LES BORDURES ET L’OMBRAGE DANS UN TABLEAU
VII.2.
INSERER UNE LIGNE / COLONNE (CELLULE)
VII.3
SUPPRIMER LIGNES/COLONNES (CELLULES)
VII.5.
FRACTIONNER LES CELLULES
VII.6. SE
LECTIONNER LIGNE/COLONNE OU TABLEAU
VII.7.
UNIFORMISER LA HAUITEUR DES LIGNES/COLONNES, TAILLE DES CELLULES, …
VII.8.
CALCULER DANS LE TABLEAU
Pour effectuer d’autres calculs
dans le tableau,
Echange des données avec Microsoft Excel
Les notions générales sur Microsoft Windows (à partir de la version 95) ne sont plus reprises dans ce syllabus. Elles ont été largement développées dans syllabus « INITIATION à WINDOWS 95/98 ».
Sous Windows, la plupart des actions commandées ou évènements exécutés ouvrent des boites de dialogue dans lesquelles sont affichées de différentes options.
Pour confirmer la commande, l’action ou l’événement, on clique sur OK/OUI ou par la touche ENTER (entrée) du clavier ; et on l’annule en cliquant sur ANNULER ou ESC (échap) du clavier. Utiliser aussi l’aide en ligne de la boite pour exploiter toutes les options.
Windows a été conçu pour être utilisé avec une souris. La plupart des manipulations peuvent toute fois être effectuées au clavier. La souris dirige un pointeur sur l’écran.
Pour déplacer ce pointeur, faites glisser la souris sur la surface plane, dans la direction où vous désirez amener le pointeur. Le déplacement du pointeur ne modifie en rien les données, il vous indique tout simplement une position sur l’écran.
Pour effectuer une action, on appuie sur l’un des boutons de la souris.
· Le bouton gauche pour la sélection normale, le bouton droit pour appeler le menu contextuel.
· Rappelons qu’un menu c’est une boite qui contient des commandes.
Les procédures pour exécuter une action sont nombreuses, mais nous retenons ici trois procédures couramment utilisées :
- La procédure normale, qui consiste à exécuter l’action en sélectionnant commande dans un menu de la fenêtre.
- La procédure raccourcie, ici on double-clique ou on clique le raccourci proposé.
- La procédure à partir du menu contextuel, qui rassemble les commandes disponibles à l’endroit cliqué.
MicroSoft Word est un programme d’application conçu pour le traitement de texte. Comme nous avons décrit une fenêtre Windows en général dans le module «INITIATION A WINDOWS», la fenêtre Word a quelques particularités à savoir :
- La fenêtre du document ou du fichier dans laquelle on effectue la saisie. Cette fenêtre s’ouvre au démarrage de word. Word lui donne le nom document 1.
Au moment de l’enregistrement, si vous ne précisez pas le nom du document, Word donne un nom par défaut « Doc 1».
On confondra donc les mots fichier et document dans ce syllabus.
- Une règle horizontale et verticale
- Un curseur (petite barre noire clignotant dans la fenêtre du document) qui permet de réaliser la saisie.
- Les autres barres étudiées sous Windows (barre de titre, barre de menus, barres d’outils, barres de défilement, barre d’état) sont presque communes dans une fenêtre Word.
Ce syllabus comporte :
· Une partie étudiant systématiquement les différents menus
· Une partie traitant l’exploitation de certaines barres d’outils
· une partie qui est consacrée à l’étude de quelques objets de la commande du menu INSERTION
· Quelques étapes de plus.
Il ne consiste donc pas de le parcourir progressivement par étape, mais plutôt de l’exploiter par thème.
Pour faciliter l’utilisation de certaines commandes, des procédures d’exécution de celles-ci ont été définies par étape.
Dans cette partie, nous abordons
systématiquement l’étude des menus. Nous rappelons que dans derniers, c’est
donc la procédure normale.
Chaque commande a un raccourci (un outil) dans les barres d’outils affichées ou masquées ; on peut ainsi exécuter la commande à partir de ce raccourci : c’est donc la procédure raccourcie.
Avec le clavier, on exécute la commande à partir de la combinaison des touches (Ctrl + touche ; Alt + touche, …). Utilisez aussi le menu contextuel sur le texte sélectionné.
Cette commande crée un nouveau document personnalisé ou à partir d’un modèle existant. Un document est dit personnalisé lorsque l’utilisateur lui donne une forme selon son désir. Par contre, il existe des modèles que l’utilisateur peut exploiter (lettres, memo, rapports, C.V., …)
- Dans le menu fichier, cliquer Nouveau
- La boite de dialogue affiche plusieurs options (onglets), sous l’option ou onglet général, sélectionner document vide pour créer un document personnalisé. Les autres onglets contiennent des modèles, sélectionner un modèle que l’on peut adapter.
- Cliquer sur OK.
Le document créé n’a pas encore de nom. Cette commande permet de :
- Nommer ou renommer le document
- Placer le document dans un dossier
- De le protéger contre des ouvertures et des modifications.
Dans la boite de dialogue enregistrer sous … :
-
Taper le nom du fichier dans la zone nom du fichier
-
Sélectionner le dossier dans lequel on
veut placer le fichier dans la zone enregistrer
dans
Avant de confirmer l’enregistrement en cliquent sur enregistre :
· Si vous voulez protéger le fichier contre toute lecture ou modification, cliquez sur option (Word 97) ou outil option générale (Word 2000) puis tapez les mots de passe.
· Si également vous désirez enregistrer le document sous une autre version que celle utilisée, sélectionnez cette version dans la zone type du fichier.
Saisir le texte à partir du clavier, il est inutile de presser la touche entre (enter) du clavier à la fin de chaque ligne. En effet, lorsque le point d’insertion (le curseur) s’approche de la marge droite, il passe automatiquement au début de la ligne suivante. C’est l’opération qui renvoi à la ligne automatique.
Par contre, lorsqu’on veut passer au paragraphe suivant, il faut valider par la touche entre (enter).
Pour sélectionner du texte, placer le curseur au début, à la fin ou au milieu de la ligne :
- à partir de la touche SHIFT appuyée et l’une des touches de déplacement appuyée
- avec la souris, amener le pointeur à l’endroit où on veut commencer la sélection, lorsqu’il prend la forme de I, appuyer et maintenir la bouton gauche de la souris et glisser
- pour sélectionner un mot, double-cliquer dans le mot.
La correction d’un mot d’effectue en cliquant dans le mot et en corrigeant à partir du clavier ou encore à partir du menu contextuel, cliquer dans le mot, le correcteur propose automatiquement les mots corrigés, choisissez-en un.
Pour enregistrer ou conserver toutes les informations apportées au document, cliquer dans cette commande.
Après avoir utilisé le fichier, il faut le fermer pour éviter des complications à la prochaine utilisation du fichier.
Permet de rechercher et d’ouvrir un document existant.
Dans la boite de dialogue ouvrir :
- sélectionner le dossier où est logé le fichier dans la zone regarder dans
- si le fichier ne s’affiche pas, préciser le type de fichier Word dans la zone type de fichier.
- Sélectionner le fichier puis cliquer sur ouvrir.
On peut étendre la recherche en précisant dans la zone modifier la période au cours de laquelle le fichier a été modifié ou avec les autres options de la boite de dialogue.
Elle permet d’ajouter les marges du document (marges par défaut : 2,5 cm en haut, bas, gauche, droite), la taille ou le format du papier (portrait ou paysage).
- cliquer menu fichier
- cliquer mise en page
- dans la boite de dialogue, sélectionner les options pour ajouter les marges, la taille ou le format du papier.
- Lorsqu’on veut appliquer la mise en page définie seulement dans une partie du document, préciser cette partie dans la zone appliquer à
- Si l’on souhaite que cette modification des paramètres de mise en page s’applique à tous les autres noms document ; cliquer dans la zone par défaut et confirmer la proposition Word.
Afin avoir une idée précise de l’aspect final du document tel u’il sera imprimé, utiliser le mode Aperçu avant impression. Il s’agit d’une fenêtre affichant l’intégralité d’une ou de plusieurs ages du document. Ce mode permet de visualiser concrètement comment s’achève le texte en bas, en haut, à gauche, à droite d’une page et comment il se poursuit sur la page suivante. Ce mode facilite également le réglage de certains paramètres de mise en page. C’est donc une étape supplémentaire, mais indispensable dans l’impression d’un document.
Dans le menu fichier, cliquer Aperçu avant impression ou l’outil Aperçu avant impression de la barre d’outils standard. Word affiche la page courante du document (page en cours) en mode aperçu avant impression.
Dans la fenêtre aperçue avant impression, une nouvelle barre d’outils propose un certain nombre d’outils ; on peut donc utiliser ces outils pour modifier certaines paramètres de mise en page.
Quant à la barre des menus, elle reste intacte.
· Afficher plusieurs pages simultanément : cliquer sur l’outil afficher plusieurs pages de la barre d’outils aperçu avant impression et faire glisser la souris en la maintenant enfoncée.
· En mode aperçu avant impression, on n sait pas accéder au document pour le modifier ; pour modifier le texte du document, dans la barre d’outils aperçu avant impression cliquer sur le bouton « loupe » afin de transformer le pointeur loupe e, pointeur d’insertion.
Ainsi on peut alors commencer la modification du texte. Utiliser l’aide en ligne pour bien manipuler les autres outils.
Avant d’imprimer, s’assurer si l’imprimante est allumée. Cette commande imprimer, imprime le document avec les différentes options d’impression.
Par défaut, l’outil « imprimer » de la barre d’outils, imprime toutes les pages du document actif. Pour définir les options d’impression dans le menu fichier :
· Cliquer sur imprimer
· Dans la boite de dialogue :
- sélectionner l’imprimante cible (dans le cas où votre ordinateur est connecté à plusieurs imprimantes) dans la zone imprimante : nom
-
dans la zone étendue ou
plusieurs pages : déterminer la plage de page à imprimer (tout :
tout le document ; page à imprimer : page dans laquelle on
travaille ; pages : déterminer les pages à imprimer avec le
séparateur ; Ex : 1 ;3-7 ;10-15 ;30).
On peut également imprimer :
- plusieurs copies : à voir zone nombre des copies
- pages paires brouillon et autres
- pages paires uniquement ou impaires uniquement dans la zone impression
-
en mode brouillon ou autre en cliquant
sur options
pour plus d’information utiliser l’aide en ligne
Exécuter la commande quitter du menu fichier.
Si un message d’alerte s’affiche et vous demande d’enregistrer les modifications, cliquer sur oui ou non
Les effets des menus portent sur le texte du document.
Cette commande annule les actions exécutées inversement par ordre d’arrivé depuis l’ouverture ou la création du document .
En effet, Word enregistre toutes les actions exécutées depuis l’ouverture ou la création du document ; on peut donc les annuler jusqu’à la première action.
C’est l’inverse de la commande annuler.
Dans la barre d’outils standard, on peut donc utiliser les outils
annuler et rétablir
Ces commandes permettent de déplacer ou de copier et de multiplier un objet ou un texte sélectionné.
Avec la souris, on peut déplacer un texte :
- Sélectionner le texte ;N’oublier pas le point final et l’espace qui suivent la phrase.
- Placer le pointeur de la souris sur la sélection ; celui-ci se transforme alors en une flèche .
- Maintenir le bouton gauche de la souris enfonce ; une petite boite en en pointillé et un point d’insertion également en pointillé apparaissent alors ; Déplacer le pointeur jusqu’à l’endroit ou l’on veut placer le texte.
On peut aussi multiplier un objet ; nous allons l’approfondir dans le menu insertion et dans l’ utilisation de la barre de dessin.
- Taper dans le document Philip 25x2= ?
- Ouvrir la calculatrice, faire le calcule ramener le résultat dans le document Philip
Permet d’effacer une sélection.
Sélectionne tout le document (ctrl + A).
La commande rechercher permet de rechercher un mot dans le texte.
On peut combiner les commandes rechercher et remplacer pour rechercher un mot répété ou nom plusieurs fois dans le document et le remplacer par un outre.
La commande atteindre permet d’atteindre un point spécifique par exemple en tapant le numéro de page, ligne, colonne ou autre.
Les trois commandes fonctionnent en même temps dans une même boîte de dialogue lorsqu’on clique sur l’une d’entre elles.
Ce menu contient des commandes qui portent sur l’affichage de la fenêtre du document et sur la création des en-têtes et pieds de page. Les modes d’affichage sur lesquelles on peut basculer sont :
- Lecture à l’écran
- Page
- Mode plan
- Mode document
- Explorateur des documents (ici tous les titres s’affichent à gauche de la fenêtre, lorsqu’on clique sur un titre, son texte apparaît à droite ; il sera plus intéressant d’utiliser ce mode lorsqu’on aura défini le niveau hiérarchique de chaque thème. C’est un point qui sera traité au chapitre de table des matières automatique)
- Plein écran (qui fait toutes les barres de la fenêtre ).
- Ajuster le zoom pour la vue (utiliser aussi l’outil Zoom de la barre d’outils en %).
- Afficher ou masquer la règle verticale et horizontale.
- Cliquer dans le menu affichage sur la commande en-tête et pied de page
- Dans le document une zone en-tête et un autre pied de page s’affichent accompagnées de leurs barres d’outils en-tête et pieds de page de saisie du texte dans la zone en-tête.
Pour basculer au pied de page, cliquer sur l’outil basculer en-tête et pieds de page .
Les deux zones(en-tête et pied de page) se répercutent automatiquement dans les autres pages du document.
Nous verrons dans le point sélectionner un document du chapitre table des matières automatiques comment on peuple différencier les entêtes ou pieds de page de différentes sélections du fichier.
Pour passer de la zone en-tête et pied de page à la zone de saisie normale du document, dans le menu fichier, désactiver en-tête et pied de page ou double-cliquer dans la zone l’une des zones.
Permet d’insérer un saut de page, de ligne, de colonne ou section du point d’insertion.
Les sauts de page sont très importants pour les titres qui doivent occuper une nouvelle page du document. La partie insertion sera abordée dans le chapitre numéroter les différentes parties d’un document, utilisation des styles et table des matières automatique.
Cette commande permet de numéroter le document avec ses différentes formations des nombres.
- Cliquer sur format
- Dans la boîte de dialogue, sélectionner le format des chiffres dans la zone format (chiffres arabes, romains, en lettres alphabétiques…)
- Dans la zone à partir de, on peut préciser le nombre avec lequel la numérotation doit commencer en tapant directement le chiffre ou en utilisant les deux petites flèches.
Permet d’insérer la date et/ou l’heure actuelle sans un format sélectionné.
Cette commande est constituée de certains champs qui peuvent être insérer dans le document comme numéro de page, date et heure ,…
On peut faire des insertions automatiques déjà définies ou qu’on peut définir dans le document comme formule de politesse, en-tête et pied de page,…fréquemment utilisées.
La plupart de caractères ne se figurent pas dans les touches du clavier, utiliser cette commande pour insérer n’importe quel caractère lors de la saisie.
Pour indiquer l’auteur d’une situation(citation) dans le document ou insérer une note à la fin de page du document, utiliser cette commande avec se différentes options, cliquer sur options ; dans la boîte de dialogue, déterminer la position de la note(sous le texte, en bas de la page), le format des numéros, donner l’orientation de numéro, etc.(· recommencer à chaque page ou à chaque section ou encore continu).
Permet d’ajouter un commentaire pour un texte sélectionné.
Permet de donner ou créer une légende pour une figure, un tableau, …Lorsqu’on veut créer une nouvelle intitulée de la figure, cliquer sur nouvelle dans la boîte de dialogue ; pour supprimer un intitulé, sélectionner le et cliquer sur supprimer.
Une table des matières apparaît à la fin ou au début d’un document et peut inclure plusieurs niveaux de titre
Lorsque vous avez appliqué des styles aux titres et aux sous-titres, vous pouvez créer une table des matières en sélectionnant une mise en forme, puis en compilant les titres.
Pour copier une table des matières à l’aide des styles de titre intégrés.
1. Vérifier que les titres à inclure dans la table des matières sont effectivement mis en forme à l’aide d’un style de titre.
2. Placer le point d’insertion où vous voulez créer la table des matières
3. Choisir insertion table des matières
4. Choisir l’onglet table des matières
5. Dans la zone « mise en forme », sélectionner la présentation souhaitée) pour la table des matières
6. Choisir « OK »
Pour compiler une table des matières en utilisant des styles autres que les styles de titre intègres.
1. Placer le point d’insertion où vous voulez insérer la table des matières
2. Choisir insertion tables et index
3. Choisir l’onglet table des matières
4. Dans la zone « mise en forme », sélectionner la présentation souhaitée pour la table des matières
5. Choisir « options »
6. Dans la zone « style disponible », utiliser la barre de défilement verticale pour rechercher le style que vous voulez utiliser pour un niveau spécifique de table des matières
7. Dans la zone « Niveau » située à droite du nom de style, tapez un nombre de 1 à 9 pour indiquer le niveau le niveau de table des matières représenté par ce style
· Répéter les étapes pour tous les styles que vous voulez compiler dans la table des matières
8. Choisir « OK » pour fermer la boîte de dialogue table et index illustre les styles choisis.
9. Pour compiler la table des matières, choisir « OK ».
Permet d’insérer une image à partir de la bibliothèque, à partir du fichier image, …
Deux méthodes vous
permettent d’incorporer des graphismes dans un document Word :
·
Vous pouvez importe
des graphismes provenant d’autres applications à l’aide de la commande
Insertion Image ou copier un graphisme d’un autre fichier et le coller dans le
document Word.
·
Dans Word, vous
pouvez dessiner des formes en utilisant les outils de la barre d’outils dessin.
Pour importer l’ensemble
d’un fichier graphique dans votre document sans quitter Word :
1.
Placez le point
d’insertion où vous voulez insérer le graphisme.
2.
Choisissez Image
Insertion.
3.
Dans la zone
« Nom du fichier »,sélectionnez le nom du fichier que vous voulez
importer. SI nécessaire, sélectionnez un autre répertoire ou
choisissez « chercher »pour rechercher le fichier de votre choix
s’il n’apparaît pas dans la liste. Pour obtenir un aperçu du fichier
sélectionné, activez la case à cocher
« aperçu ».
4.
Choisissez
« OK ».
Word inclut des fichiers
graphiques appelés images clip art. Si vous avez exécuté une installation
complète lors de l’installation de
Word, ces fichiers ont été installés dans le sous répertoire WINWORD/CLIPART.
Dans le cas contraire vous pouvez exécuter à nouveau le programme
d’installation. Chaque fichier est un graphisme que vous pouvez utiliser pour
ajouter un intérêt visuel à un document Word.
Pour visualiser des
fichiers contenant des graphismes.
1.
Choisissez insertion
image.
2.
Activez la case à
cocher « Aperçu de l’image.
3.
Dans la zone
« nom du fichier », sélectionnez le nom de chaque fichier que vous
voulez visionner. Word affiche l’image correspondant dans la
zone « nom du fichier »,sélectionnez un autre lecteur, un autre
répertoire ou choisissez chercher pour rechercher le fichier voulu.
4.
Lorsque vous avez
fini de visualiser les fichiers, choisissez « ANNULER » pour
fermer la boîte de dialogue ou choisissez « OK »pour insérer le
graphisme sélectionné dans le document.
Permet d’insérer le contenu d’un autre fichier Word dans le document actif au point d’insertion. Sa boîte de dialogue correspondant à celle de la commande ouvrir. C’est donc la même procédure.
Avec, Word trois applications supplémentaires (Word Art, Editeur d’équations et Microsoft Graph) sont fournies pour vous aider à ajouter des effets de texte spéciaux, des graphiques à vos documents. Il propose également l’application Microsoft Film pour ajouter des effets de son, de idéo et d’animation à un document.
L’Editeur d’équation vous permet d’ajouter des fractions, des exposants des intégrales et d’autres éléments mathématiques à un document WORD. Lorsque vous créer une équation, l’éditeur d’équation applique automatiquement la majeure partie de la mise en forme à votre place. Par exemple, il applique la mise en forme en exposant , réduit la taille de caractères des exposants, entend l’italique aux variables et ajoute l’espacement entre éléments.
Exemples :
Pour créer une équation avec l’éditeur d’équations :
1. Placez le point d’insertion à l’endroit où vous voulez insérer une équation.
2. Choisissez insertion objet
3. Sous « type d’objet », sélectionnez « Microsoft Editeur d’équation 2.0», puis choisissez « OK »
4. Word affiche la barre de menu et la barre d’outils de l’application Editeur d’équations
5. Créez une équation en tapant des noms de variable et choisissez symboles, opérateurs et modèles à partir de la barre de menus de l’Editeur d’Equations.
6. Lorsque vous avez terminé de créer une équation, cliquez dans la fenêtre du document Word. L’équation est insérée dans le document et vous revenez à Word. Cliquez deux fois pour modifier.
WORDART vous permet de créer des effets spéciaux pour mettre en valeur vos documents. Vous pouvez donner différentes formes à votre texte, créer des alignements particuliers, ajouter des effets 3D (trois dimensions) et ainsi de suite. Wordart vous permet de créer de dizaines des effets spéciaux. En combinant différentes options.
Pour créer un effet de texte spécial avec Wordart,
Change le type de police (caractère), applique des attributs aux caractères de la sélection.
Les attributs qui s’affichent dans la boîte de dialogue sont :
- Police(caractère) : pour le type de la police appliqué
- Style : normal, gras, italique, gras-italique
- Taille : à sélectionner ou à taper à partir du clavier
- Soulignement : le type de soulignement
- Couleur de police
- Les autres sont à cocher dans la boite de dialogue
Définit le style du paragraphe à appliquer à la sélection, à une partie du document
Ses options sont :
- Alignement : centré à droite, centré, centré à gauche, justifier
- Position de la première ligne : définit le retrait de la première ligne de chaque paragraphe (position en affectant le cm de chaque retrait)
- Interligne : distance entre lignes
- Position avant et après chaque paragraphe(entre paragraphe)
- Etc.
Pour créer une liste à partir de puces et de la numérotation automatique, utiliser cette commande avec ces différents options(en cliquant sur personnaliser). Voir aussi l’utilisation de la barre d’outil de mises en forme.
Pour encadrer un texte sélectionner ou une page toute entière et y remplir un fond, appliquer cette commande. Dans la boîte de dialogue, choisissez, l’onglet bordure le type de bordure à appliquer aux textes sélectionnés.
Sous l’onglet bordure de la page pour encadrer toute la page en sélectionnant le type de motif dans motif.
Si en plus on veut rapprocher la bordure de la page aux texte de la page, cliquer sur option de la boîte de dialogue, puis sélectionner dans la zone appliquer, texte.
L’onglet trame pour le fond à remplir au texte sélectionné. Voir aussi exploitation de la barre d’outil de dessin.
La commande colonne permet de subdiviser les pages du document en colonne avec les différentes options. Mieux adapter pour la conception d’un dépliant à deux ou plusieurs colonnes.
Permet de définir le retrait du (des) paragraphe(s) en utilisant la touche du clavier Tab.
Par défaut la tabulation est définie à 1,25 cm. Pour définir une autre valeur, saisir cette commande dans la boite de dialogue. Pour supprimer la valeur du retrait, sélectionner cette valeur du retrait dans la zone …………puis cliquer sur la commande supprimer de la boite de dialogue.
On peut améliorer le format du premier caractère d’un paragraphe sélectionné. De plus, ce caractère est aligné avec le sommet de la première ligne du paragraphe.
Pour insérer une letrine :
- Placer le pont d’insertion n’importe où dans un paragraphe. Attention, si paragraphe n’a pas de texte, la commande est inactive.
- Exécuter la commande letrine
- Dans la boite de dialogue, sélectionner l’option de la letrine ; automatiquement les options : police, hauteur et distance au texte deviennent actives ; ajuster donc ces options.
Pour changer l’orientation du texte dans la zone de texte (voir barre d’outils dessin) ou d’un tableau, utiliser cette commande.
Pour changer les caractères en majuscule, minuscule, première lettre d’un mot ou d’une phrase en majuscule, sélectionner le(s) paragraphe(s), utiliser cette commande.
Vous pouvez mettre en forme automatiquement le document sous un modèle existant en utilisant cette commande, mais surtout lorsque vous cliquez sur options vous accédez aux optons de la commande corrections automatiques dans menu outils.
Voir le chapitre « Utiliser les styles et tables des matières automatiques.
L’arrière plan c’est une couleur d’apparence de pages dans document que l’on choisit en vue d’améliorer l’environnement de saisie. Cette apparence n’affecte le texte et est non imprimable.
Vérifie la grammaire et l’orthographe du document en utilisant le dictionnaire des synonymes.
En général, lors de la saisie, les fautes d’orthographes sont soulignées en rouge ; les fautes grammaticales sont soulignées en vert.
Si on désir corriger le mot pendant la saisie, cliquer dans le mot avec le menu contextuel, corriger le mot en sélectionnant un mot corrigé dans la liste des mots suggérés par le dictionnaire.
En utilisant le bouton « Grammaire et orthographe » de la barre d ‘outils ou la commande menu, une boîte de dialogue s’affiche, dès qu’un mot absent du dictionnaire, Word suggère un dans la zone « remplacer par » Si c’est la bonne orthographe qui est suggérée, cliquer sur le bouton « remplacer » ou « modifier ». Continuer la vérification en suivant toutes les suggestions grammaticales et d’orthographe.
Donne le nombre de pages, mots, lignes,….contenu dans le document actif.
Analyse et donne une synthèse d’un document. Ici , Word retient les phrases se rapportant plus au thème. Il importe donc de respecter les normes des différentes parties d’un document.
Définit les options de correction automatique lors de la saisie.
Dans la boite de dialogue qui s’affiche :
- sous l’onglet insertion automatique : cocher dans une case ex :
·
supprimer la deuxième majuscule d’un
mot, majuscule en début de phrase, corriger l’utilisation accidentelle de la
touche VERR. MAJ.
·
dans la zone remplacer, taper un mot pour le remplacer par un autre, lors de la
saisie en cliquant sur ajouter pour l’ajouter dans la liste des mots de la
boite de dialogue.
- sous l’onglet insertion automatique, taper du texte que vous allez insérer dans le menu insertion è insertion automatique è normal.
- Sous les autres onglets, vous pouvez définir des options qui vous permettront de faciliter la saisie du texte et sa mise en forme.
Cliquer sur cette commande ; dans la boite de dialogue, taper le mot de passe. Toute modification ne sera plus acceptée. Pour ôter la protection, revenez dans le menu outils, la commande protection du document devient ôter la protection, retaper le même mot de passe. Pour accepter ou refuser les modifications ajoutées, à partir du menu contextuel, cliquer sur le texte modifié.
Votre entreprise possède des clients permanents qui viennent régulièrement acheter les produits de votre entreprise. L’entreprise veut informer à tous ses clients de la hausse ou de la baisse (ou même d’une autre information) concernant ses produits. Pour cela, un même message sera adressé à tous es clients. Cette commande est le mieux adaptée.
L’opération de fusion requiert deux fichiers : document principal (ex : le message à adresser) et la base des données (contenant par exemple toutes les coordonnées des clients). C’est un fichier – client permanant qu reste dans l’ordinateur ou sur un support magnétique.
Le document principal peut s’agir d’une lettre type, le cas du message, des étiquettes pour un publipostage, des enveloppes ou catalogues. Les mêmes techniques sont utilisées.
Les grandes étapes sont :
- créer un document nouveau ou ouvrir un fichier existant comme document principal
- attacher une base des données existantes ou en créer une nouvelle
- fusionner la base des données avec le document principal.
1. Si aucun document n’est ouvert, créer ou l’ouvrir
2. Exécuter la commande fusion et publipostage du menu outils. Dans d’autres versions, si les deux commandes sont séparées, cliquer sue la commande publipostage.
3. Une boite de dialogue, aide à la publipostage apparaît, cliquer sur « créer » (1ère étape) pour créer le document principal. (sélectionnons par exemple lettre type et une nouvelle boite de dialogue s’affiche, sélectionner fenêtre active puisque le document principal a été déjà créé.)
4. La 2ème étape de la boit de dialogue aide à la source de données qui en fait la base de données puisque la base de données n’existent pas encore :
– cliquer dans la boite de dialogue créer la source de données
– dans la liste proposée de la boite de dialogue « créer une source de données », certains noms des champs ne vous intéressent pas ou vous voulez en ajouter. Pour supprimer un champ, sélectionnez-le puis cliquer sur supprimer de la boite de dialogue ; pour ajouter un champs, taper le nom du champs (sous espace) dans la zone nom du champ puis cliquer sur ajouter, cliquer sur OK.
5. Enregistrer votre fichier source de données qui devient la base de données.
6. successivement une nouvelle boite de dialogue de création de sources de données apparaît ; cliquer sur modifier source de données pour déclencher l’opération de saisie des valeurs de chaque champ. Utiliser les flèches de déplacement pour parcourir les différents enregistrements, cliquer sur OK.
7. on revient au document principal et une nouvelle barre d’outils Fusion et Publipostage fait son apparition dans la fenêtre Word.
8. Commencer la fusion en insérant les champs de fusion. Pour cela, cliquer dans la barre d’outils « Insérer un champ de fusion ». De préférence chaque champ doit avoir son intitulé dans le document principal.
9. avant de réaliser la dernière opération de fusion, étudions certains outils / boutons de la barre d’outils FUSION & PUBLIPOSTAGE.
· L’outil / bouton « Vérifier la fusion », teste le document principal et la source de données et vous signale les erreurs éventuelles.
· Le bouton « Fusionner vers imprimante », fusionne le document principal et la source de données et imprime immédiatement le résultat obtenu.
· Le bouton « Fusionner vers document », fusionne le document principal et la source de données et stocke le résultat dans un nouveau document.
Ici chaque lettre est séparée par un saut de section. La lettre type obtenue peut être enregistrée ou pas. Vous pouvez plus tard, utiliser la même base de données si vous voulez envoyer un autre message à vos clients. Les mêmes étapes sont à suivre, à l’étape de l’obtention de la source de données, cliquer sur « Ouvrir une source de données » au lieu d’en créer.
Dans Word, la manière la plus simple et la plus rapide d’organiser des colonnes de nombres est de concevoir un tableau. Un tableau est une grille de lignes et de colonnes dont leurs insertions forment des cellules de texte et de graphique.
- Placer le curseur au point d’insertion
- Dans le menu TABLEAU, cliquer insérer tableau (pour les versions inférieures à Word 2000) ou cliquer sur l’outils INSERER TABLEAU de la barre d’outils standards. En effet, dans le Word 2000, lorsque vous pointez dans l’une des commandes INSERER ou SUPPRIMER ou SELECTIONNER, vous verrez dans la suite les options ligne, colonne, tableau, il suffit de cliquer sur l’une de ces options, la commande s’exécute.
- Déterminer le nombre de lignes et de colonnes dans la boite de dialogue qui va apparaître
- Avant de cliquer sur OK, vous pouvez modifier les bordures et l’ombrage avec la commande Format automatique de la boite de dialogue au lieu de les modifier avec le menu Format è bordures et trames (voir le point appliquer les bordures et l’ombrage dans un tableau)
Lorsque vous insérez un tableau, Word place le point d’insertion dans la première cellule. Vous pouvez y saisir un texte. Pour se déplacer rapidement dans les différentes cellules, lignes par lignes, appuyez la touche TAB du clavier. Aussi vous pouvez directement placer le curseur dans n’importe quelle cellule, cliquer simplement dans la cellule.
Comme nous l’avons annoncé à la création d’un tableau, utiliser la commande Format automatique destinée à mettre rapidement en forme le tableau en sélectionnant un modèle parmi les modèles proposées dans la boite de dialogue. Bien entendu, vous pourrez personnaliser la mise en forme du tableau en utilisant les outils Bordures et couleurs de remplissage ou de contour de la barre d’outils standards ou barre d’outils tableau (voir menu AFFICHAGE, barre d’outils) ou encore e utilisant le menu format, bordures et trames.
Pour ajouter une nouvelle ligne, sélectionner la ligne/colonne située sous l’emplacement où se trouve la ligne/colonne, dans le menu TABLEAU cliquer sur INSERER LIGNE/COLONNE, ou utiliser l’outil de la barre d’outils (versions inférieures à Word 2000).
1. Vous n »avez pas sélectionné la ligne/colonne, vous pouvez directement placer le curseur dans n’importe quelle cellule de la ligne/colonne ; dans le menu TABLEAU, cliquer sur INSERER CELLULES puis dans la boite de dialogue, sélectionner ligne entière/colonne entière. Après l’exécution de la commande, les autres lignes/colonnes se déplacent vers les bas pour les lignes et vers la droite pour les colonnes.
2. Dans la version Word 2000, la commande INSERER regroupe toutes les options (lignes, colonnes, tableau), il suffit d’en choisir l’une parmi elles après avoir pointé la commande, l’insertion des cellules déca le les autres vers le bas et la droite.
Cette commande de la même manière que la commande INSERTION.
Parfois, il est intéressant de réunir (fusionner) deux ou plusieurs cellules selon la forme du tableau qu’on veut réaliser : sélectionner dans la plage de cellules à fusionner, dans le menu tableau, cliquer sur fusionner cellules ou cliquer directement l’outil fusionner cellules de la barre d’outils tableau.
Fractionner les cellules c’est les diviser en d’autres cellules. Pour fractionner une (des) cellule (s), sélectionner la (les) cellule (s), cliquer fractionner du menu TABLEAU en déterminant le nombre de lignes ou colonnes à insérer dans la (les) cellule (s) à fractionner.
Dans la version 2000, cette commande fonctionne de la même sorte que les commandes insérer/supprimer.
Vous pouvez aussi sélectionner une ligne ou une colonne en positionnant le pointeur au dessus de la colonne à sélectionner, lorsqu’il prend la forme d’une flèche noire, cliquer la colonne toute entière est sélectionnée. De même pour la ligne, amener le pointeur au début de la ligne sur la barre de la règle verticale, cliquer, la ligne est entièrement sélectionnée.
Pour harmoniser la présentation du tableau et ajuster la taille de lignes/colonnes ou cellules du tableau, utilisez ces commandes. Vous pouvez aussi modifier la largeur des colonnes avec la règle : assurez vous que le point d’insertion se situe bien dans la cellule ; sur la règle, faites glisser la marque vers la droite ou la gauche.
Vous pouvez ajouter,
soustraire, multiplier et diviser des chiffres, calculer des moyennes, des
pourcentages ou des valeurs minimums et maximums dans un tableau Word.
Pour faire le total des
nombres d’une ligne ou d’une colonne de cellules :
Word analyse et propose la formule appropriée dans la
zone «Expression ». = SOMME (AU-DESSUS) par exemple, pour une
colonne dont le point d’insertion se trouve en bas d’une colonne de nombres. Si
le programme ne peut pas déterminer quelle formule utiliser, il insère un
signe= (égal) dans la zone « Expression ». Dans ce cas, tapez ou
sélectionne la fonction de votre choix.
1. Placez le point d’insertion dans la cellule où
vous voulez obtenir le résultat.
2. Choisissez le tableau Formule.
3. Si une fonction que vous ne voulez pas utiliser
est affichée dans la zone « Expression », supprimez-la.
4. Vous pouvez effectuer des opérations simples à
partir de deux ou plusieurs cellules, en tapant les références de ces cellules
séparées par le signe arithmétique correspondant à l’opération voulue. Les
cellules portent les codes de références A1, A2, etc. ; chaque lettre
représente une colonne e de ces deux cellules ou =A1/B4 pour diviser le nombre
de la cellule A1 par celui de la cellule B4.
5. Pour faire la moyenne d’une ou plusieurs cellules
ou plusieurs ou pour effectuer des calculs plus complexes, sélectionnez une
fonction dans la zone « Insérer la fonction » ; La fonction
sélectionnée est insérée dans la zone « expression »
6. Dans la zone « expression », tapez entre
parenthèses la plage de cellules que vous voulez inclure dans le calcul.
Séparez les références de cellules individuelles par des virgules (A1, B10).
Séparez les références des cellules par un signe deux points entre la première
et la dernière cellule pour une plage de cellules.
7. Dans la zone « Format », tapez ou
sélectionnez un format de nombre.
8. Choisissez « OK »
Word insère le résultat du calcul en tant que champ dans la cellule contenant le point insertion. Si vous modifiez les cellules référencées, vous pouvez mettre à jour le résultat en sélectionnant le champ, puis en appuyant sur F9.
Lorsque vous collez une
feuille de calcul Microsoft Excel dans un document Word, elle est convertie en
tableau Word. Vous pouvez ensuite utiliser les commandes Word pour travailler
avec les données du tableau. Le contraire est également vrai. Vous ne pouvez
cependant pas copier des styles entre Word et Excel.
Pour ouvrir rapidement
une nouvelle feuille de MicroSoft Excel, cliquer sur le bouton « Insérer
feuille de calcul Excel » de la barre d’outils standards. Lorsque vous fermez
MS Excel, la feuille demeure dans le document Word.
